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Garder et gérer ses archives

Equivalent de l'état civil d'une personne physique, les principaux documents de l'association doivent être conservés par cette dernière de sa naissance (publication au Journal Officiel) à sa mort (dissolution).




Il en va ainsi des statuts de l'association, le cas échéant des règlements intérieurs successifs de l'association, des récépissés de la préfecture, des avis de publication au Journal Officiel, du registre spécial, c'est-à-dire de tous les documents auxquels un tiers peut avoir accès.
Tous les documents d'archives n'ont pas vocation à être conservés définitivement, cependant certains doivent être conservés quelques temps pour les affaires courantes.

Nature des documents Délai au-delà duquel les éléments peuvent être éliminés
Procurations, pouvoirs de 1 à 5 ans
Convocations aux AG 1 an
Documents relatifs à l'organisation des AG (location salle...) 1 an
Démissions, radiations, exclusions de membres 10 ans
Avis de débit, crédit et ordre de virement, remises de chèques, relevés de comptes bancaires, soldes d'opérations bancaires 10 ans
Talons de chèques jusqu'au paiement (document dénué de preuve)
Pièces de gestion comptable : factures, quittances, notes de frais, avis d'opérations bancaires 10 ans
Livre de caisse 10 ans
Situation de trésorerie 10 ans
Imposition : taxes 10 ans
Reçus pour déduction fiscale : registre à souche ou copies 3 ans
Projets de budgets 10 ans
Activités : dossier d'organisation matérielle 5 ans
Quittances de loyer 10 ans
Quittances de primes d'assurance 2 ans
Contrats d'assurance Durée de validité + durée de prescription, en fonction du risque couvert
Contrats commerciaux 10 ans


Les documents non répertoriés dans le tableau ci-dessus sont à conserver définitivement.

Source : Supplément au n° 21 d'Associa'treiz.



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